Koľko stojí expanzia: Právny rámec podnikania a logistika vratiek V.

Správa účtovníctva a právny rámec podnikania

• Spolupráca s účtovníckou firmou, ktorá zastreší kompletné účtovníctvo bude stáť 200–1500 EUR/mesiac. 

• Nezabudnite sa registrovať k odvodu DPH. Za daňové úniky hrozia podnikom vysoké pokuty. Pre registráciu k zahraničnej DPH platia od júla 2021 nové pravidlá, tz. One Stop Shop. 
• Pozor na ochranu osobných údajov. Požiadavky v jednotlivých krajinách sa môžu líšiť a ide o veľmi citlivú oblasť.
• Venujte pozornosť najnovším legislatívnym úpravám, môžu vám ušetriť prácu aj znížiť náklady. V neposlednom rade sa dobrou právnou prípravou vyhnete neskorším možným sankciám.

Pri vstupe na trh ste si založili miestny bankový účet pre transakcie v miestnej mene. Tu ďalšie náklady neočakávajte. Z právne-legislatívneho hľadiska však akonáhle začnete generovať obrat, riešite na pravidelnej báze ako účtovníctvo, prípadne mzdové účtovníctvo alebo náklady spojené s tým, že ste si na trhu založili dcérsku spoločnosť. 

V prvom rade je potrebné sa prihlásiť ako platca DPH a vyriešiť vystavovanie faktúr. Navyše účtovnícky systém sa môže v jednotlivých krajinách líšiť, „preto viac ako 90 % firiem nakoniec najíma človeka na správu účtovníctva pre každú krajinu zvlášť,” dodáva Tomáš Vrtík, Managing Partner v Expandeco. Pre mnohé firmy znamená expanzia tiež investíciu do IT a backendu, napríklad kvôli vystavovaniu faktúr v rôznych menách a s rôznymi hladinami DPH. V tomto prípade ale ide o jednorazovú investíciu, ktorá sa pohybuje v rozmedzí od pár desiatok EUR po vyššie tisíce EUR.

Uľahčenie odvodu DPH pomocou One Stop Shop (OSS)

Do júla 2021 mali jednotlivé štáty dané hladiny tržieb, po ich prekročení sa e-shop musel v krajine registrovať ako platca DPH. Vy už si tieto čísla nemusíte pamätať ani sledovať. Nová legislatíva EU prináša jednotnú daň pre všetkých exportérov: platiť budete od chvíle, kedy vaše celkové predaje do zahraničia prekročia 10 000 EUR. Registrovať k DPH sa teraz stačí len v jednom štáte – v krajine, kde má firma sídlo – či už predávate na jeden, dva či dvadsať trhov. 

Obchodné podmienky (VOP)

Tvorba všeobecných obchodných podmienok pre každý štát, v ktorom podnikáte, je časovo a finančne náročná. Druhým extrémom je stiahnuť šablónu zadarmo na webe a dúfať, že sa nič nestane. Tento variant neodporúčame, koniec koncov VOP chráni nielen zákazníkov, ale tiež vás. Práva spotrebiteľov a ochrana osobných údajov v EÚ avšak podliehajú jednotným normám, teda sú v 95 % prípadov hlavné body VOP podobné naprieč krajinami. Pokiaľ ste si dali prácu so slovenským znením, ktoré zodpovedá slovenskému obchodnému právu, môžete si ho u preverenej firmy nechať preložiť s tým, že prekladatelia upravia podľa miestnych nuancií. V takom prípade ste zhruba na cene 150 EUR. Príprava „od podlahy” právnou kanceláriou potom vyjde od 500 EUR hore.

Pre koho je založenie s.r.o? 

Lokálna s.r.o. sa oplatí v prípade, že na mieste otvárate kamennú predajňu či showroom a chcete prijať zamestnancov. Niekedy môže byť dôvodom pre založenie spoločnosti fakt, že získate vyššiu dôveryhodnosť a rešpekt ako tzv. hráč z východu. To platí pri expanzii do Veľkej Británie a Dach regiónu (Nemecka, Švajčiarska a Rakúska), ale aj obľúbené Maďarsko má prísnejšiu byrokraciu a založenie s.r.o. vám môže paradoxne uľahčiť skôr než pridať prácu. Jednorazový náklad na založenie môže robiť od 1200 EUR (Maďarsko) po 5000 EUR (Nemecko). 

Ochrana osobných údajov a ďalšie právne predpisy

Okrem účtovníctva a daňovej problematiky je tiež dôležité ustrážiť si pri vstupe na zahraničné trhy celkový rámec obchodného práva daného štátu. Môžu sa líšiť napríklad povinné údaje na výrobkoch alebo podmienky reklamácie. Ako aj v ďalších oblastiach je možné aj toto riešiť vlastnými silami alebo si najať právneho poradcu, ktorý sa zaoberá medzinárodným obchodným právom. Kompletná dokumentácia právnou kanceláriou sa bude pohybovať v rádoch niekoľko tisíc EUR. 

Nesmieme zabúdať ani na ochranu osobných údajov. Od roku 2018 je v účinnosti všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov známe aj u nás ako GDPR (General Data Protection Regulation), ktoré upravuje možnosti, ako nakladať s osobnými údajmi fyzických osôb. Medzi osobné údaje, ktoré podliehajú prísnejšiemu zabezpečeniu, patria okrem mena, priezviska alebo dátumu narodenia tiež IP adresa, fotografický záznam alebo tzv. organizačné údaje podnikajúcich fyzických osôb (emailová adresa, telefónne číslo alebo ďalšie identifikačné údaje).

Väčšina webových stránok vrátane e-shopov rieši GDRP alebo použitie cookies pomocou pop-up okien pri načítaní stránky. To ale môže mať negatívny vplyv na návštevnosť a mieru konverzie predovšetkým u zákazníkov mimo EÚ. Oplatí sa teda investovať do lokalizovaných webových stránok pre jednotlivé zahraničné trhy, ktoré budú zodpovedať aj bezpečnostnej politike jednotlivých štátov.

Logistika: skladovanie, zberné miesta, doprava 

Cena dopravy a rýchlosť doručenia je jedným z kľúčových faktorov, podľa ktorých si zákazníci vyberajú, u koho nakúpia. Rýchlosť dopravy sa aj vplyvom pandémie zvyšuje, mnoho e-shopov tak dnes volí stratégiu jedného centrálneho skladu v ČR, odkiaľ posielajú tovar po celej Európe. Doba doručenia do Nemecka dnes vychádza na 1 deň, do Francúzska na 2 dni a do Rumunska alebo Bulharska je doba doručenia 2– 3 dni.

Vrtík a tím odporúčajú zistiť si podrobnosti k doručovaniu do zahraničia od svojho terajšieho dopravcu: „Požiadajte svojho dopravcu o cenovú ponuku balíkov do zahraničia, vďaka dlhodobej spolupráci často ponúkne lepšie podmienky. Získate tým predstavu o cenách a môžete o cenovú ponuku požiadať tiež ďalšie špedičné spoločnosti.” Pokiaľ budú ceny zásielok do zahraničia významne iné ako posielanie v rámci SR, je potrebné zvážiť, či by sa doprava nemala premietnuť do cien výrobku alebo či budete musieť počítať s nižšou maržou.

Zákazníci na zberné miesta posielajú vrátený tovar, ktorý náš pracovník na mieste prijíma, triedi a skenuje. V reálnom čase vidíte, komu vrátiť peniaze na účet či poslať nový tovar.

Reverzná logistika

Úspešný fashion store expeduje medzi desiatkami a stovkami tisíc zásielok ročne, pritom až tretina objednávok môže byť vratkových. A spätná logistika nie je nákladnou výzvou len pre segment módy, kde 9 z 10 užívateľov v posledných troch rokoch vrátilo aspoň jeden kus oblečenia alebo topánok zakúpený online: priemerný e-shop generuje 3–5 % nevyzdvihnutého tovaru mesačne. 

Skrotiť, zrýchliť a zlacniť tok vráteného tovaru vám pomôže zberné miesto. Možnosť využívania lokálnej adresy a reverznej logistiky si môžete prenajať od firiem typu Expandeco, mesačné fee pre jeden trh sa pohybujú od 60 do 100 EUR. Ako to funguje? Zberné miesto si uvediete na svoj web ako adresu k prijímaniu reklamácií a vráteného tovaru v danej krajine.  „Zákazníci sem posielajú vrátený tovar, ktorý náš pracovník na mieste prijíma, triedi a skenuje. V reálnom čase vidíte, komu vrátiť peniaze na účet či poslať nový tovar. Zákazníci nečakajú. Uskladnené a oštítkované balíky odosielame do vášho skladu či na inú adresu v časovom intervale, ktorý si dohodneme. Vaši zamestnanci šetria čas, všetko je zaevidované,” popisuje Foltánová proces.