Ile kosztuje ekspansja: Zarządzanie księgowością i ramy prawne prowadzenia działalności, logistyka V.

Zarządzanie księgowością i ramy prawne prowadzenia działalności

• Współpraca z biurem rachunkowym, obejmująca pełną księgowość, kosztuje 200-1500 EUR/miesiąc. 

• Nie zapomnij zarejestrować się jako płatnik VAT. Za uchylanie się od płacenia podatków grożą wysokie grzywny. Od lipca 2021 roku obowiązują nowe zasady rejestracji zagranicznego podatku VAT, tj. One Stop Shop. 
• Uważaj na ochronę danych osobowych. Prawo może się różnić w zależności od kraju i jest to bardzo wrażliwy obszar.
• Zwróć uwagę na najnowsze przepisy, może Ci to oszczędzić pracy i obniżyć koszty. Przede wszystkim dobre przygotowanie prawne pozwoli uniknąć ewentualnych sankcji na późniejszym etapie.

Po wejściu na rynek musisz założyć lokalne konto bankowe do transakcji w lokalnej walucie. Tutaj nie musisz się obawiać dodatkowych kosztów. Jednak z prawnego punktu widzenia, gdy zaczniesz generować obroty, będziesz musiał regularnie zajmować się księgowością, ewentualnie rachunkowością, czy też kosztami związanymi z założeniem spółki zależnej. 

Przede wszystkim konieczna jest rejestracja jako płatnik VAT i rozwiązanie kwestii wystawiania faktur. Ponadto system księgowy może różnić się w zależności od kraju, „dlatego ponad 90% firm finalnie zatrudnia osobę do zarządzania rachunkami dla każdego kraju z osobna”, dodaje Tomáš Vrtík, Managing Partner w Expandeco. Dla wielu firm ekspansja oznacza też inwestycję w IT i backend, np. do wystawiania faktur w różnych walutach i z różnymi stawkami podatku VAT. Jednak w tym przypadku jest to jednorazowa inwestycja, która waha się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy euro.

Ułatwienie w rozliczaniu podatku VAT dzięki One Stop Shop (OSS)

Do lipca 2021 r. poszczególne kraje posiadały limit sprzedaży, a po jego przekroczeniu sklep musiał zarejestrować się w kraju jako podatnik VAT. Nie musisz ich już szukać ani pamiętać – nowe prawodawstwo UE wprowadziło jeden podatek dla wszystkich eksporterów: podatek zapłacisz dopiero w momencie, gdy całkowita sprzedaż za granicą przekroczy 10 000 euro. Teraz wystarczy zarejestrować się jako płatnik VAT w jednym państwie –  w tym, w którym firma ma siedzibę – niezależnie od tego, czy prowadzisz sprzedaż na jednym, dwóch czy dwudziestu rynkach.

Ogólne warunki handlowe (OWH)

Tworzenie ogólnych warunków handlowych dla każdego kraju, w którym prowadzisz działalność, jest czasochłonne i kosztowne. Równie nieprzemyślane jest pobranie darmowego szablonu z sieci z nadzieją, że okaże się wystarczający. Nie polecamy tego rozwiązania, w końcu OWH chronią nie tylko klientów, ale i Ciebie. Prawa konsumenckie i ochrona danych osobowych w UE podlega jednolitym standardom, dlatego w 95% przypadków główne punkty OWH są podobne we wszystkich krajach. Jeśli pracowałeś z wersją czeską, która odpowiada czeskiemu prawu handlowemu, możesz zlecić jej tłumaczenie specjalistycznej firmie, a przetłumaczony tekst zostanie dostosowany do lokalnych potrzeb. W tym przypadku zapłacisz około 150 EUR. Przygotowanie tekstu „od zera” przez kancelarię będzie kosztować minimum 500 EUR

Dla kogo spółka z.o.o.? 

Założenie spółki z.o.o. opłaca się w przypadku, gdy otworzysz na miejscu sklep stacjonarny lub showroom i chcesz zatrudnić pracowników. Powodem założenia firmy dla tzw. graczy ze Wschodu może być też chęć zyskania większej wiarygodności i szacunku. Dotyczy to ekspansji na Wielką Brytanię i region Dach (Niemcy, Szwajcaria i Austria). Również na Węgrzech, ze względu na ścisłe wymogi biurokratyczne, założenie spółki z o.o. może Ci paradoksalnie ułatwić pracę, a nie ją utrudnić. Jednorazowy koszt założenia działalności może wynosić od 1200 EUR (Węgry) do 5000 EUR (Niemcy). 

Ochrona danych osobowych i inne regulacje prawne

Poza kwestiami księgowymi i podatkowymi ważne jest też, by przy wejściu na rynki zagraniczne dbać o ogólne zasady państwowego prawa handlowego. Na przykład mogą wystąpić różnice przy obowiązkowo podawanych informacjach o produkcie lub warunkach reklamacji. Podobnie jak w innych dziedzinach, można to rozwiązać samodzielnie lub wynająć radcę prawnego, który zajmuje się międzynarodowym prawem handlowym. Kompletna dokumentacja od kancelarii będzie kosztować około kilka tysięcy euro.

Nie możemy zapomnieć o ochronie danych osobowych. Od 2018 roku General Data Protection Regulation, znane w naszym kraju jako RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych), reguluje postępowanie z danymi osobowymi osób fizycznych. Do ściśle chronionych danych osobowych należy imię, nazwisko, data urodzenia, ale również adres IP, zdjęcia fotograficzne czy tzw. dane organizacyjne przedsiębiorcy (adres e-mail, numer telefonu lub inne dane identyfikacyjne).

Większość portali, w tym sklepów internetowych, informuje o RODO lub wykorzystaniu plików cookie za pomocą wyskakujących okienek podczas ładowania strony. Może to jednak mieć negatywny wpływ na ruch i współczynnik konwersji, zwłaszcza w przypadku klientów spoza UE. Warto zainwestować w zlokalizowane strony internetowe dla poszczególnych rynków zagranicznych, które będą zgodne z polityką bezpieczeństwa poszczególnych państw.

Logistyka: magazynowanie, punkty odbioru, transport

Cena transportu i szybkość dostawy to kluczowe cechy, według których klienci wybierają, u kogo kupować. Czas oczekiwania na dostawę wydłuża się z powodu pandemii, dlatego dziś wiele sklepów wybiera strategię jednego centralnego magazynu w Czechach, skąd wysyła towary na całą Europę. Dzisiaj czas dostawy do Niemiec to tylko 1 dzień, do Francji 2 dni, a do Rumunii lub Bułgarii jedynie 2-3 dni.

Vrtík i jego zespół zalecają zapoznać się ze szczegółami dostawy za granicę od dotychczasowego przewoźnika: „Zapytaj swojego przewoźnika o ofertę cenową dla paczek za granicę, dzięki długoterminowej współpracy często oferuje on korzystniejsze warunki. To zapozna Cię z cenami. Możesz też poprosić inne firmy kurierskie o ofertę cenową.” Jeżeli ceny będą znacząco różnić się od wysyłki na terenie Czech, należy rozważyć, czy transport powinien mieć odzwierciedlenie w cenie produktu, czy też lepiej postawić na niższą marżę.

Klienci odsyłają tutaj towar, który nasz pracownik odbiera, sortuje i skanuje na miejscu. Możesz zobaczyć w czasie rzeczywistym, komu masz zwrócić pieniądze na konto lub wysłać nowy towar.

Logistyka zwrotna

Odnoszący sukcesy sklep odzieżowy wysyła od dziesiątek do setek tysięcy przesyłek rocznie, ale aż jedna trzecia zamówień jest zwracana. Logistyka zwrotna to nie tylko kosztowne wyzwanie dla segmentu mody, gdzie 9 na 10 użytkowników zwróciło co najmniej jedną sztukę odzieży lub butów zakupionych przez Internet w ciągu ostatnich trzech lat: przeciętny sklep generuje 3-5% nieodebranych towarów miesięcznie. 

W okiełznaniu, przyspieszeniu i ograniczeniu zwrotów pomoże Ci punkt odbioru. Możesz wykupić możliwość korzystania z lokalnego adresu i logistyki zwrotnej od firm takich jak Expandeco: miesięczna opłata za jeden rynek waha się od 60 do 100 EUR. Jak to działa? Adres punktu odbioru umieścisz na swojej stronie jako miejsce przyjmowania reklamacji i zwrotów w danym kraju. „Klienci odsyłają tutaj towar, który nasz pracownik odbiera, sortuje i skanuje na miejscu. Możesz zobaczyć w czasie rzeczywistym, komu masz zwrócić pieniądze na konto lub wysłać nowy towar. Klienci nie czekają. Przechowane i oznakowane paczki wysyłamy do Twojego magazynu lub na inny adres w uzgodnionym czasie. Twoi pracownicy oszczędzają czas, wszystko jest rejestrowane ” opisuje proces Foltána